Hay dos tipos de cargos en los clubes deportivos: cargos recurrentes y cargos únicos.
Los cargos recurrentes también se conocen como tarifas. Según el club, tienen una periodicidad u otra. Lo típico es cobrar mensualmente, pero hay clubes que cobran trimestralmente, cuatrimestralmente o semestralmente.
Cuando un club cobra una tarifa anual, se considera un pago único. Como si hubiera varios pagos diferentes a lo largo del año, pero son de diferentes cantidades. Este cargo no se considera una tarifa, sino varios pagos únicos.
Los clubes que cobran cuotas periódicas tienden a tener una forma bastante procesal de hacerlo. Sin embargo, suelen enfrentarse a una serie de problemas:
1- domiciliación bancaria
La domiciliación bancaria es una orden que los usuarios dan al banco para proceder al pago de un recibo, sin que tengan que autorizar o realizar el trámite monetario cada vez.
Problemas de domiciliación bancaria:
€ -Fondos por falta de fondos (suelen implicar una comisión para el club)
€ -Cancelación de domiciliación (se pierde el importe + se carga una comisión al club)
t -Recibir información y firma (es necesario cumplimentar un mandato de domiciliación SEPA y la firma del usuario, que puede tardar bastante y requiere tiempo de seguimiento)
2- Transferencias bancarias
En transferencias bancarias, cada socio realiza una transferencia del monto correspondiente al número de cuenta del club.
Problemas de transferencia bancaria:
€ – Comisiones (Dependiendo del banco, las comisiones son abusivas para el socio)
€ – Errores (Hay personas que hacen una transferencia de una cantidad diferente a la que adeuda)
t – Revisión manual (debe verificar una a una que todas las transferencias se hayan realizado correctamente)
t – Cálculo de importes (Si existen precios variables porque se ofrecen diferentes servicios o descuentos, hay que calcular y comparar que el importe corresponde al precio estipulado)
t – Problemas para identificar al emisor (Personas que no ponen un concepto o el titular en el asunto y hay que investigar quién era)
x – Falta de accesibilidad (Hay personas que no tienen contraseñas para su banca online, o no saben cómo realizar una transferencia)
3- Pagos en mano
€ -Falta de rigor (Debe haber un procedimiento exhaustivo para registrar cada pago, y siempre existe la posibilidad de malentendidos, incumplimientos…)
t – Coordinación (Este método supone que dos personas tienen que coincidir, en un lugar concreto, con la pérdida de tiempo que esto supone, al menos, para una de las dos partes.)
t – Depositar los fondos (El titular del club pierde tiempo yendo a depositarlo en el banco)
x – Pérdidas (debe administrar el efectivo que se puede perder)
x – Dificultades para hacer una contabilidad clara (cuando los registros se recolectan manualmente y hay más de una persona a cargo, siempre es más fácil tener problemas)
x – Gestión de devoluciones engorrosas (No es tan fácil hacer devoluciones, y, una vez más, tienen que coincidir en un mismo sitio, con la correspondiente pérdida de tiempo)
4- POS físico
t – Coordinación (Este método asume que dos personas tienen que coincidir, en un lugar específico, con la pérdida de tiempo que esto implica, al menos para una de las dos partes.)
x – Dependencia (La persona que tiene que pagar, tiene que tener la tarjeta de crédito en ese momento)
Como conclusión principal, cualquier cosa que ahorre tiempo y esfuerzo en el proceso de facturación recurrente es vital. Todos los directivos deben elegir una forma de pago que se adapte a las características de su club deportivo. Y dependerá de factores como si es necesario cobrar el dinero por adelantado, el número de socios del club o el monto de los pagos.
